Der „worst case“ in jedem Unternehmen: Ein umfassender Datenverlust. Wirklich kritisch wird es, wenn plötzlich Buchhaltungsdaten fehlen, kein Zugriff auf die Kundendaten möglich ist oder der komplette E-Mail-Austausch verschwunden ist.

Ist ein solcher Fall eingetreten, lässt sich der Schaden oft nur mit beträchtlichem zeitlichen wie finanziellen Aufwand beheben. Besonders heikel ist es, wenn zuvor versäumt wurde, regelmäßige Backups zu erstellen. Diese werden im Tagesgeschäft oft als lästige Aufgabe gesehen und entsprechend vernachlässigt. Das rächt sich, sobald der Fall der Fälle eintritt und eine sorgfältige Datensicherung dringend gebraucht würde. Denn vielfach wäre eine “data recovery”, also die Wiederherstellung verlorener Daten (Restore), grundsätzlich möglich. Dafür braucht es als Grundlage jedoch ein funktionelles Backup.

Als IT-Systemhaus hören wir in dieser Situation häufig Sätze wie “wenn wir das geahnt hätten, wären wir bei den Sicherungen viel sorgfältiger gewesen” oder “diesen Aufwand hätten wir uns definitiv sparen können”. Mit einer durchdachten und an Ihre Bedürfnisse angepassten Backup-Strategie inkl. Disaster Recovery Plan (DRP) gelingt genau das: Sie beugen Datenverlust vor und sparen mittelfristig Zeit und Geld.

Backup-Strategien für Unternehmen – heute wichtiger denn je.
Die angemessene Sicherung von Daten ist heute wichtiger denn je. Das hat verschiedene Gründe. Zum einen laufen immer mehr Prozesse digital ab und viele Informationen sind nur noch elektronisch verfügbar. Ein verlässlicher Zugang ist daher essenziell. Zum anderen hat das Risiko von Datenverlusten durch externe Einflüsse stark zugenommen. Die Abwehr von Cyberangriffen, Viren und Malware gehört inzwischen zu den täglichen Herausforderungen. Leider bieten selbst professionelle Virenscanner und Firewalls keinen 100%igen Schutz. Deshalb ist es wichtig, für einen Notfall Vorkehrungen zu treffen. Das sollte idealerweise in zweierlei Hinsicht geschehen. Bei der Backup- und Restore-Strategie geht es zum einen darum, die vorhandenen Bestände regelmäßig zu sichern. Zum anderen werden bereits zu diesem Zeitpunkt Vorkehrungen für den Ernstfall getroffen. Ein Disaster Recovery Plan legt dabei im Detail fest, welche Schritte nacheinander erfolgen, wenn ein Datenverlust eingetreten ist.

Vom Plan zur Strategie: erste Schritte in der Umsetzung.
Wollen Sie in Ihrem Unternehmen eine systematische Backup-Strategie einführen, sollten Sie sich zunächst einige grundlegende Fragen stellen. Dazu gehören Überlegungen wie:

• Welche Konsequenzen hätte ein vollständiger Ausfall der IT für mein Unternehmen? Müsste der Betrieb komplett eingestellt werden oder ließen sich Teilbereiche weiterführen?
• Welche elektronischen Daten sind absolut essenziell und bei welchen würde der Verlust lediglich zu (geringfügigen) Einschränkungen führen?

Diese Analyse bietet Ihnen wichtige Anhaltspunkte für das weitere Vorgehen. Denn: Die Erstellung von Backups braucht Ressourcen. Mit Hilfe solider Vorüberlegungen gelingt es Ihnen, eine Balance zu schaffen zwischen dem zeitlichen und finanziellen Aufwand und dem potenziellen Risiko bzw. Nutzen. Letztendlich ist ein Backup wie eine Versicherung. Idealerweise möchten Sie diese nie in Anspruch nehmen. Dennoch sorgen Sie dafür, dass Versicherungssumme und realistisch erwartbarer Schaden in einem ausgeglichenen Verhältnis stehen.

Hinsichtlich der konkreten Ausgestaltung Ihres persönlichen Backup-Plans lohnt sich eine Beratung durch Experten.

Grundanforderungen an ein Backup- und Recovery-System.
Eine erste grundsätzliche klassische Orientierung bietet die 3-2-1 Sicherungsregel. Diese besagt, dass Sie 3 Kopien Ihrer Daten auf 2 verschiedenen Medientypen speichern sollten, wobei 1 Kopie an einem entfernten Standort (Offsite-Backups) aufbewahrt wird. Dies schützt Sie vor Datenverlust durch verschiedene Risiken wie Festplattenausfälle, Diebstahl, Ransomware oder Naturkatastrophen.

Wir empfehlen, abhängig von den verfügbaren Ressourcen, die Aufbewahrungszeit Ihrer Backups (Onsite-Backups) mit Tagen, Wochen oder Monaten zu konfigurieren. Der Vorteil bei dieser Vorgehensweise: Mitunter werden Datensätze versehentlich gelöscht, dies fällt allerdings erst Wochen später auf. Mit entsprechend angepassten Aufbewahrungszeiten können sie weiter zurückgehen und die versehentlich gelöschten Teile beispielsweise auch noch aus dem Vorjahr zurückholen.

Die Aufbewahrungszeiten der Kopien außerhalb des Standorts (Offsite-Backups) können deutlich kürzer eingestellt werden. Die Offsite-Backups dienen ausschließlich der Disaster Recovery. Dabei geht es stets um möglichst aktuelle Datenstände. Zudem ermöglichen Ihnen kürzere Aufbewahrungszeiten einen ressourcenschonenden Umgang mit den “teuren” Cloudspeichern. Wünschen Sie hier eine zusätzliche Absicherung, ist über ein “immutable Backup” nachzudenken, anstatt durch lange Aufbewahrungszeit viel Speicherplatz zu verschwenden. Bei “immutable Backups” handelt es sich um Datensicherungen, die nach ihrer Erstellung nicht mehr verändert, gelöscht oder überschrieben werden können – nicht einmal durch den Administrator selbst. Diese unveränderliche Natur macht sie zu einem wichtigen Schutz gegen Ransomware-Angriffe und versehentliches oder böswilliges Löschen. Mit Hilfe eines “immutable Backups” sind die Daten während eines festgelegten Zeitraums (Retention-Periode) geschützt und stehen somit immer als Wiederherstellungspunkt zur Verfügung.

Was die Wahl der Speichermedien betrifft, empfehlen wir für Online-Backups leistungsstarke NAS-Systeme (Network Attached Storage). Für Offsite-Backups ist ein Cloud-Speicher in einem deutschen DSGVO-zertifizierten Rechenzentrum am besten geeignet. Selbstverständlich sind darüber hinaus weitere oder ergänzende Optionen möglich.

Onsite-Backup:
Häufigkeit: 1x tgl.  |  Ziel: NAS   |   Aufbewahrungsdauer:  2 Wochen

„Kopie“ vom Onsite-Backup:
Häufigkeit: 1x tgl.  |   Ziel: Tape   |   Aufbewahrungsdauer: 2 Wochen

Offsite-Backup:
Häufigkeit: 1x tgl.  |  Ziel: Cloud-Storage  |  Aufbewahrungsdauer: 3 Backups

Vom inkrementellen Backup bis zur Vollsicherung: unterschiedliche Backup-Formen
Ein weiterer Aspekt, der im Vorfeld bedacht werden soll: die Art der Sicherung. Grundsätzlich lassen sich drei klassische Formen unterscheiden.

• Vollsicherung: Sie umfasst die gesamte vorhandene Datenmenge, d.h. es werden immer alle Daten gesichert. Dieses Vorgehen bietet den Vorteil der einfachen Handhabung, benötigt aber große Ressourcen in Form von Speicherplatz und Speicherzeiten.
• Differentielles Backup: Ein differentielles Backup speichert lediglich die Daten, die sich seit der letzten Vollsicherung geändert haben. Dieses Vorgehen benötigt weniger Speicherplatz, erfordert aber mehr Sorgfalt. Zudem wächst die Datenmenge mit jeder Teilsicherung an.
• Inkrementelles Backup: Nach einer Vollsicherung werden lediglich die Daten gesichert, die sich seit der letzten inkrementellen Sicherung verändert haben. Das inkrementelle Backup ähnelt damit dem differentiellen Backup, benötigt für die Einzelsicherungen aber noch weniger Speicherkapazität und Zeit. Der Nachteil: Bei einer Wiederherstellung müssen sämtliche inkrementellen Backups seit dem letzten Vollbackup vorhanden sein und funktionieren.

Die Weiterentwicklung: CDP-Backups (Continuous Data Protection).
Technik und Verfahren entwickeln sich beständig weiter – das gilt auch für den Bereich Backup und Recovery. Wir empfehlen deshalb nach einem erstmaligen „Vollbackup“ den Einsatz von sogenannten inkrementellen CDP-Backups. Bei dieser Form des Backups werden nur noch die jeweils geänderten Datenblöcke (d.h. keine ganzen Dateien oder dergleichen) gesichert. Der Vorteil an diesem Verfahren: Die Sicherungszeiten verkürzen sich extrem. Dadurch lassen sich die Datensicherungsintervalle ebenfalls verkürzen. Ein Beispiel aus der Praxis: Durch den Einsatz von CDP-Backups können wir Ihre Systeme nicht nur einmal pro Tag sichern, sondern (je nach Ressourcen) deutlich öfter, z. B. stündlich. Diese höhere Frequenz verringert den potenziellen zeitlichen Datenverlust enorm.

Wiederherstellungskonsistenz: Ein Backup ist nur dann nützlich, wenn es sich wiederherstellen lässt.
Große Regelmäßigkeit bei der Datensicherung bringt nur dann etwas, wenn sich die Backups auch wiederherstellen lassen. Dafür braucht es Konsistenz bei der Datensicherung.

Folgende Störfälle treten in der Praxis häufig auf:
Es soll die Datenwiederherstellung von einem Tape erfolgen. Beim Restore meldet die Software jedoch einen Fehler auf diesem Tape, das nicht mehr lesbar ist.

• Durch eine Phishing-/Hacker-Attacke wurden die Daten auf dem Datensicherungsziel gelöscht.
• Durch Hardwarefehler sind Teile eines inkrementellen Backups nicht lesbar und somit nicht wiederherstellbar.

Diese Risiken können Sie durch die Zusammenarbeit mit einem qualifizierten Fachbetrieb umgehen. Bei DAHIGO systems überwachen wir kontinuierlich ALLE Backup-Jobs und übernehmen das entsprechende Troubleshooting. Gleichzeitig überwacht die von uns eingesetzte Software die Datenkonsistenz auf allen Datensicherungszielen (Backup-Health-Monitor). Auf Anforderung führen wir für Sie zudem regelmäßige Wiederherstellungstests bzw. eine Restore-Simulation durch.

Bei sämtlichen Prozessen setzen wir stets auf maximale Transparenz und verlässliche Kommunikation. Sie erhalten dafür pro Kalenderwoche einen Report über den Status Ihrer Datensicherungen.

Für den Fall der Fälle: Der Disaster Recovery Plan:
Backups sind eine wichtige Grundlage. Allerdings stellen sie nur eine Säule Ihrer Strategie dar. Die zweite: der Disaster Recovery Plan (DRP). Er legt im Detail fest, welches Vorgehen bei Datenverlusten oder IT-Ausfällen zur Anwendung kommt.

Bei der Erstellung eines Disaster Recovery Plan ist der erste Schritt eine Risikoanalyse. Sie ermittelt, welchen Risiken Ihr Unternehmen ausgesetzt ist und welche Folgen diese hätten. Dabei werden Fragen gestellt wie:

• Welche Daten und Anwendungen sind „geschäftskritisch“, „wichtig“ oder „nicht wesentlich“
• Welche Systeme müssen priorisiert werden?
• Welche Abhängigkeiten gibt es zwischen  Systemen und entsprechenden Softwareprodukten?

Aus den Antworten auf diese Fragen ergeben sich die Wiederherstellungszeit, der Wiederherstellungspunkt und die Wiederherstellungskonsistenz.

Back-Up und Recovery in der Praxis: So gelingt die Einführung.
Bereit für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen? Hier haben wir noch einmal die wichtigsten Schritte für Sie zusammengefasst. Zusammengefasst ergeben sich somit die folgenden Schritte:

1. Risikoanalyse inkl. Erstellung eines Inventars aller geschäftskritischer Daten.
2. Dokumentation mit allen Rahmenbedingungen der Backup-Strategie.
3. Erstellung eines Recovery Plans.

Sie kommen an einem Punkt nicht weiter oder wünschen sich die Erstellung einer Gesamtstrategie, die exakt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist? Als Experten für Vernetzung und Komplettlösungen helfen wir Ihnen bei DAHIGO systems gerne weiter. Legen Sie jetzt die Grundlage dafür, dass die Sorge vor irreparablem Datenverlust und umfassenden Systemausfällen bald der Vergangenheit angehört!